Um oficial de ligação é um funcionário responsável por estabelecer uma relação de trabalho positiva entre duas ou mais pessoas, organizações ou agências, normalmente com o objectivo de trabalhar através de um problema ou preocupação mútua. Um oficial de ligação deve entender como ambas as empresas trabalham para ajudá-las a se unirem com uma abordagem que seja benéfica para ambas as partes. A maioria dos agentes de ligação são empregados por agências de segurança pública - como a polícia e os bombeiros - mas eles podem trabalhar tanto no setor público quanto no privado.
O papel é freqüentemente encontrado dentro da equipe de relações públicas (RP) de uma organização. Os agentes de ligação simplificam as operações e lidam com as comunicações públicas, resposta a incidentes e resolução de conflitos. Eles atuam como técnicos ou especialistas no assunto para a pessoa, agência ou organização que eles representam. Para a gestão de incidentes e desastres, os oficiais de ligação servem como contato principal para as pessoas que respondem ao evento. Eles também são as pessoas principais para comunicar informações sobre esses eventos para fins promocionais ou de percepção de marca.
Os oficiais de ligação também interagem freqüentemente com o sistema judicial, atuando como uma conexão entre o sistema legal e as agências públicas ou privadas. As escolas também podem empregar agentes de ligação para facilitar uma ligação produtiva entre a polícia e os alunos. Na tecnologia da informação (TI), os agentes de ligação são usados para preencher a lacuna entre as expectativas dos usuários e o que a TI fornece.
Responsabilidades dos agentes de ligação
Facilitar a colaboração de diferentes organizações, agências ou pessoas para alcançar um objetivo comum é a responsabilidade principal do agente de ligação. Outras funções do oficial de ligação incluem:
- Acting como ponto de contato para toda a agência ou pessoal da organização.
- Identificar, tratar e resolver problemas que ocorrem entre a organização e outras entidades.
- Recolher e analisar dados que possam ser usados para identificar oportunidades de melhoria nas relações entre a organização e as outras entidades que interagem.
- Responder rápida e eficazmente a todos os eventos e problemas identificados.
- Tracking, coordinating and communicating the organizational goals.
- Maintaining a positive reputation for the organization.
- Facilitating meetings and collaboration between people, agencies and organizations.
- Trabalhar com outros funcionários para identificar os problemas que surgem e obter uma maior compreensão da organização.
- Construir e manter relações com entidades externas, como o público e as partes interessadas.
- Manter listas das agências e do pessoal que representam as diferentes pessoas, agências e organizações.
- Relatórios variados sobre incidentes e eventos específicos ou atualizações sobre questões importantes de negócios.
- Realizar pós-morte sempre que um incidente for concluído.
p>Além dessas várias funções, o oficial de ligação também é frequentemente responsável pela coordenação de atualizações durante um evento. Isso pode incluir o fornecimento de atualizações de mídia social e serviços de chamadas telefônicas para membros da comunidade.
Diferentes tipos de agentes de ligação
Os agentes de ligação são usados em uma variedade de setores para facilitar a comunicação entre uma organização e as pessoas, agências ou outras organizações com as quais ela interage.
Por exemplo, um oficial de ligação da escola é responsável por negociar a resolução de conflitos entre o superintendente, o conselho de educação e a comunidade de professores, pais e alunos.
No exército, os oficiais de ligação podem agir como representantes pessoais do oficial de ligação. Seu papel inclui comunicar com as forças aliadas e conectar o comandante a outros indivíduos importantes, tais como outros comandantes e oficiais do estado-maior.
No setor empresarial e de segurança da informação (infosec), as funções dos oficiais de ligação incluem coordenar respostas multi-agentes a incidentes como hacks, ataques e violações.
Um oficial de ligação multicultural (MLO) trabalha especificamente como um especialista em serviços humanos. Esta função inclui conectar agências de serviço público a indivíduos de diferentes grupos culturais que utilizam os serviços. Por exemplo, um OLM pode ser contratado por uma escola ou hospital para ajudar estudantes imigrantes ou pacientes a integrar e entender os sistemas.
Um objetivo principal do OLM é identificar as necessidades de indivíduos e famílias de diferentes origens culturais, e combinar essas necessidades com os recursos e programas de apoio fornecidos pela organização do OLM. As MLOs são frequentemente encontradas em:
- Organizações sem fins lucrativos e grupos comunitários
- Hospitais e organizações de saúde
- Consultorias de serviços imigratórios e multiculturais
- Colégios e universidades
- Escolas elementares e secundárias
- Departamentos governamentais do município, níveis estadual e federal
- Empresas públicas e privadas
- Polícia e bombeiros/ul>
Além disso, um MLO governamental trabalha com embaixadas estrangeiras, ajudando a superar barreiras linguísticas e diferenças culturais e a construir fortes relações entre países e agências.
Forais de ligação em tecnologia
Na indústria de tecnologia, a principal responsabilidade do oficial de ligação - muitas vezes chamado de ligação de tecnologia ou de ligação de TI empresarial - é ligar a comunidade empresarial com o departamento de TI e garantir que os serviços prestados pela TI estejam alinhados com as necessidades e objetivos empresariais. Isso inclui preencher a lacuna entre o que os clientes esperam da TI e os serviços que a TI pode realisticamente fornecer.
Um contato tecnológico pode representar todo o local de trabalho, uma única divisão, departamento ou unidade de negócios, ou um grupo de departamentos. O contato técnico é responsável por manter e comunicar as necessidades de TI à comunidade empresarial, garantindo que os clientes não técnicos entendam as diferentes restrições tecnológicas e saibam o que esperar quando um novo software ou hardware for implementado.
Os contatos técnicos trabalham em estreita colaboração com o departamento de TI e a comunidade empresarial - ou com os indivíduos que gerenciam as empresas - para manter relacionamentos positivos e canais de comunicação abertos. Ao trabalhar com -- e às vezes embutido na -- comunidade empresarial, as ligações tecnológicas podem chegar a entender como as operações de negócios são realizadas. Essa conscientização permite que os contatos identifiquem áreas potenciais de melhoria e definam os requisitos técnicos necessários para ajudar as equipes de TI a projetar hardware e software eficazes.
Trabalhar junto aos departamentos de TI permite que os contatos técnicos mantenham conhecimento atualizado das preocupações tecnológicas -- incluindo a necessidade de equipamentos novos ou adicionais, serviços de infraestrutura ou aplicativos. Os colaboradores podem tomar essas preocupações e traduzi-las em informações que façam sentido para a comunidade empresarial.
A posição de ligação tecnológica pode não ser uma função permanente e a tempo inteiro. Em algumas organizações, o elemento de ligação assume responsabilidades adicionais quando necessário, enquanto continua a desempenhar a sua função existente dentro de uma empresa ou função de TI diferente. As organizações frequentemente investem em um oficial de ligação para melhorar a comunicação e a colaboração entre o departamento de TI e a comunidade empresarial, mas também para garantir que todos os departamentos estejam alinhados e cumprindo os objetivos organizacionais.
>>i dataicon="1"> Qualificações e habilidades do oficial de ligação
As habilidades do oficial de ligação incluem:
- Forças de comunicação e habilidades de negociação.
- A habilidade de gerenciar a comunicação entre indivíduos com diferentes níveis de treinamento e conhecimento.>
- Fortíssimas habilidades de liderança.
- A habilidade de resolver disputas e desacordos.
- >A habilidade de permanecer calmo e objetivo em todas as situações.
Um oficial de ligação que trabalha com a polícia ou bombeiros pode ser obrigado a completar os requisitos mínimos de treinamento de um policial ou bombeiro.
Em geral, espera-se que os oficiais de ligação tenham recebido pelo menos um diploma de bacharelado, tipicamente com uma especialização em negócios. Outras áreas potenciais de graduação incluem ciência política, administração, justiça criminal e relações internacionais.
Desafios comuns para oficiais de ligação
As habilidades de linguagem e comunicação são críticas para o trabalho do oficial de ligação. Infelizmente, a maioria dos desafios enfrentados pelos agentes de ligação envolve comunicação.
Por exemplo, os agentes de ligação podem não ter formação eficaz quando colocados no estrangeiro e não conseguem comunicar com sucesso na língua local.
Além disso, os agentes de ligação devem permanecer imparciais e calmos, independentemente da situação. Pode ser um desafio manter essas qualidades em cenários de alto risco ou durante eventos que envolvem um interesse pessoal.
Finalmente, pode ser difícil para as organizações e comunidades empresariais confiar em uma pessoa como ponto de contato. É difícil para o oficial de ligação satisfazer as necessidades de ambas as partes o tempo todo. Isto torna-se ainda mais desafiador com a pressão adicional de manter e satisfazer as expectativas da comunidade, ao mesmo tempo em que alinha as prioridades mutáveis de uma organização e seus objetivos de marketing.