A melhoria kata é uma rotina de quatro passos para trabalhar para um objetivo de uma forma sistemática. Este processo é usado para desenvolver o pensamento científico e a criatividade, a fim de trabalhar através de desafios nas organizações. Em grande escala, este processo permite que as organizações se tornem mais competentes nos processos organizacionais e mais adaptáveis em geral.
O kata de melhoria fornece padrões fundamentais para construir culturas de melhoria. Os quatro passos para a melhoria kata são os seguintes:
- Entender a direção ou os desafios.
- Grar as condições atuais.
- Definir a próxima condição alvo.
- Mover-se em direção à condição alvo através de iterações.
Esta abordagem difere da busca aleatória de oportunidades de melhoria ou processos que podem tentar prever quaisquer caminhos para o sucesso. O kata de melhoria concentra-se na aprendizagem iterativa através da realização de pequenos e rápidos experimentos para avançar o conhecimento de uma organização de forma rápida e contínua. Cada equipa que pratica o kata de melhoria aprende a adaptar-se ao seu meio à medida que tenta atingir cada nova condição alvo. A prática consistente deste processo proporciona novos hábitos e cria uma cultura de melhoria contínua.
O que é um kata?
Kata é um termo japonês que significa forma e é comumente usado em referência às artes marciais. Kata refere-se a padrões, hábitos ou rotinas usadas para criar memória muscular. Nas artes marciais, os katas são padrões coreografados de movimentos ou técnicas que podem ser praticados sozinhos ou em grupo. A prática do kata constrói consistentemente as técnicas na memória muscular.
Da mesma forma, a melhoria do kata esforça-se para que os praticantes passem consistentemente pelo mesmo padrão de quatro passos, a fim de promover objetivos de ataque de uma forma sistemática e criativa -- eventualmente criando uma cultura de melhoria contínua.
Melhoria do kata na prática
Normalmente, os passos do kata de melhoria são completados por indivíduos que preenchem um dos dois papéis. O aprendente é a pessoa que desenvolve planos sistemáticos, cria as condições alvo e tenta alcançar as condições alvo. Os alunos são apoiados por coaches que ensinam e guiam os alunos -- seguindo seu próprio kata.
Os três primeiros passos são considerados a fase de planejamento -- estabelecendo o que uma organização sabe, onde ela quer estar e qual a próxima condição alvo precisa ser para ajudar a chegar lá.
No primeiro passo, os alunos perguntam qual é sua meta geral. Isto requer um senso de compreensão da direção e dos desafios da organização. Isto começa com uma visão estratégica geral com variáveis quantificáveis. Este passo resulta na identificação de uma idéia geral - não uma lista de ações diárias. Ao invés disso, as ações diárias são determinadas pela divisão dos desafios em partes menores.
O segundo passo inclui a definição das condições atuais. Isto significa descobrir qual é a forma atual de operar e qual é o ponto de partida. Este passo requer uma análise minuciosa a fim de detalhar melhor como o processo atual opera e executa.
O terceiro passo envolve a definição da próxima condição alvo. Normalmente, isto inclui enfrentar os desafios de forma a atingir esse próximo objectivo. É importante entender como estabelecer um objetivo desafiador, mas realizável. Os alunos devem perguntar que desempenho querem ver em relação aos processos, operações ou as taxas de conclusão das tarefas. Isto também deve vir com uma data-alvo a ser alcançada - por exemplo, uma semana ou três meses. Qualquer obstáculo potencial deve começar a aparecer e ser logado neste passo.
O quarto passo é a fase de execução. Esta fase inclui ciclos de aprendizagem em que os alunos precisam se ajustar e fazer mudanças rapidamente. A condição alvo é trabalhada nas iterações, enquanto os obstáculos que aparecem são abordados um de cada vez. As experiências devem ser realizadas diariamente para testar hipóteses e aprender com quaisquer questões aparentes. Novas informações são descobertas, o que eventualmente leva à próxima condição alvo. As metas para as datas de conclusão também devem ser mantidas em mente.
Quando a condição alvo ou a data de conclusão é atingida, o treinador kata fala com os alunos, e todos eles refletem sobre as coisas aprendidas. Os passos de melhoria kata são então repetidos.
Kata de melhoria vs. Toyota kata e treinamento kata
O Toyota kata é onde a idéia do kata de melhoria se origina. Mike Rother surgiu com o termo para explicar aos fabricantes americanos como a empresa Toyota praticava a melhoria contínua. Este conceito é explicado mais adiante no livro, Toyota Kata. O termo foi usado para espelhar as práticas da Toyota. O Toyota kata foi concebido para ser uma abordagem focada e estruturada na criação de uma cultura de aprendizagem e melhoria contínua. É descrito como a memória muscular para a aprendizagem e melhoria contínuas. O melhoramento do kata não é, contudo, o único kata que compõe o Toyota kata. O Toyota kata é composto por dois kata separados: o kata de aperfeiçoamento e o kata de treino.
O kata de treino é a rotina usada para ensinar o kata de aperfeiçoamento. As organizações podem usar o coaching kata como um papel de apoio para os alunos, desafiando-os um pouco dentro de cada etapa. Elas também devem assegurar que cada passo seja focado e deliberado. O kata de facilitação de exercícios práticos pode envolver um segundo facilitador que observa os ciclos entre o aluno e o primeiro facilitador. O segundo facilitador poderá então dar feedback ao primeiro facilitador.