Dados grátis/ocupado são informações sobre a disponibilidade de indivíduos dentro de uma organização em horários especificados. Os dados de status do usuário indicam se o período de tempo especificado é livre, ocupado ou provisório, ou se o usuário definiu seu status fora do escritório. Entretanto, os dados não contêm informações explicativas, tais como se o usuário está em uma reunião ou tem um compromisso pessoal ou se ele está fisicamente no escritório no horário solicitado.
Dados livres/ocupados permitem que as pessoas encontrem vagas disponíveis para compromissos e reuniões nos calendários de outros usuários, mesmo que eles não possam conferenciar com o usuário. Exchange Server e Outlook Web App (OWA) usam ambos dados gratuitos/ocupados para acompanhar a disponibilidade do usuário.
Os dados em um arquivo gratuito/ocupado do usuário contém apenas cerca de 100 bytes, portanto, armazená-los, gerenciá-los e replicá-los coloca uma demanda mínima nos recursos da rede. No entanto, a replicação de dados livre/ocupado afeta o quão atualizados os dados estão. Se existe apenas uma cópia de informação livre/ocupada por usuário, então o OWA deve se conectar a esse arquivo específico. Se o servidor estiver distante e o tráfego de rede for pesado, o tempo de resposta pode ser inaceitavelmente lento. Nesse caso, os dados livres/ocupados podem ser replicados em múltiplos servidores, mas devido aos tempos de atraso inerentes à replicação, algumas cópias dos dados podem estar obsoletas a qualquer momento.
Por causa da complexidade envolvida, o OWA não funde novos dados com dados existentes. Em vez disso, ele elimina os dados livres/ocupados existentes de um usuário e escreve novos dados que representam o estado atual do calendário.