Uma caixa de correio de descoberta é um alvo dedicado que os administradores da caixa de correio podem usar para conduzir pesquisas E-discovery no local em Exchange Server 2010 e versões posteriores, bem como o serviço de correio electrónico alojado Exchange Online.
Discovery é um processo legal que garante que cada parte envolvida num processo judicial possa obter provas relevantes da outra parte. A descoberta inclui frequentemente o acesso a depoimentos, interrogatórios e numerosos documentos diferentes. A maioria das empresas conduz uma parte significativa de suas operações por e-mail, frequentemente discutindo detalhes sensíveis e anexando documentos importantes -- como contratos, diagramas e resultados de testes -- a threads de e-mail. Isso torna os sistemas e o armazenamento de e-mail uma fonte crítica de provas em uma ação legal.
Em uma ação civil, o requerente pode usar um pedido de descoberta para obter cópias de e-mails e documentos relevantes. Como a descoberta deve equilibrar a privacidade com o direito de acesso às provas relevantes, uma solicitação de descoberta estabelece parâmetros sobre os critérios de pesquisa. Para um ambiente Exchange Server, os resultados de uma pesquisa de descoberta são copiados para a caixa de correio de descoberta; o conteúdo pode ser empacotado em mídia de armazenamento, como um DVD, e entregue à parte que solicitou a descoberta.
Embora os processos de configuração do Exchange Server criem uma caixa de correio de descoberta por padrão, os administradores podem criar caixas de correio de descoberta adicionais, conforme necessário. Cada nova caixa de correio de descoberta pode ter uma cota de armazenamento de até 50 GB e exigirá permissões apropriadas para dar acesso aos usuários autorizados. Uma caixa de correio de descoberta não pode ser convertida para um tipo de caixa de correio diferente. As mensagens não podem ser enviadas diretamente para uma caixa de correio de descoberta.
Embora os profissionais jurídicos, os responsáveis pela conformidade e os gerentes de recursos humanos tenham alguma interação com a caixa de correio de descoberta, o administrador do Exchange Server cria, configura e protege a caixa de correio de descoberta. Os administradores devem usar o PowerShell -- ou o Remote PowerShell for Office 365 -- para gerenciar uma caixa de correio de descoberta e suas permissões; o Exchange Admin Center não pode ser usado para o gerenciamento da caixa de correio de descoberta.
Na maioria dos casos, o administrador do Exchange Server usa o controle de acesso baseado em funções para suportar a criação e o controle de um Grupo de Gerenciamento de Descoberta, o que permite que os usuários designados invoquem tarefas de descoberta -- como especificar critérios de pesquisa e tipos de mensagem 00 sem privilégios administrativos elevados. As pesquisas de descoberta também podem ser registradas para garantir que as atividades de descoberta possam ser visualizadas para fins de verificação.