Um plano de comunicação é uma abordagem orientada por políticas para fornecer informações às partes interessadas. O plano define formalmente quem deve receber informação específica, quando essa informação deve ser entregue e que canais de comunicação serão usados para entregar a informação.
Um plano de gestão de comunicação eficaz antecipa que informação precisará ser comunicada a segmentos específicos do público. O plano também deve abordar quem tem autoridade para comunicar informações confidenciais ou sensíveis e como a informação deve ser divulgada (e-mail, websites, relatórios impressos e/ou apresentações). Finalmente, o plano deve definir quais canais de comunicação as partes interessadas usarão para solicitar feedback e como a comunicação será documentada e arquivada.
Os planos de comunicação desempenham um papel importante na gestão da mudança. Uma estratégia de comunicação eficaz pode ajudar a quebrar a resistência à mudança, colocando todos na mesma página e ajudando as partes interessadas a se engajarem e endossarem a necessidade de mudança e os passos que estão sendo dados para que ela ocorra.
Na gestão de projetos, o plano de comunicação pode incluir um glossário de termos comuns para assegurar que todas as partes interessadas usem os termos de forma consistente. Este glossário também pode definir e incluir amostras de modelos, relatórios e formulários que o gerente de projeto usará para comunicar informações.
Um plano de comunicação para situações de emergência é semelhante, mas também deve abordar formas em que os canais de comunicação eletrônicos e não eletrônicos devem ser usados para disseminar informações. Isto inclui anúncios sobre um sistema de paginação de edifícios, mensagens de texto automatizadas, alertas de e-mail, robocalls pré-gravados e o uso de árvores telefônicas e mídias sociais.