Uma política corporativa de e-mail é um documento de gestão que descreve formalmente como os funcionários podem usar ferramentas de comunicação eletrônica. A política estabelece diretrizes para o que é considerado uso aceitável e uso inaceitável.
Uma empresa deve ter uma política de e-mail corporativo para alertar e orientar os funcionários contra ameaças de e-mail, como ataques de phishing. A política pode colocar limites para os tipos de arquivos que os funcionários são capazes de abrir, baixar ou trocar com outros. A política deve delinear o que fazer se um funcionário receber um e-mail ofensivo, para proteger contra responsabilidade legal.
Uma política de e-mail corporativo também pode incluir linguagem que cubra o uso pessoal dos sistemas de comunicação corporativos, declarando se e-mails pessoais são aceitos, se há certas horas do dia em que e-mails pessoais podem ser enviados e se os e-mails pessoais devem ser salvos em uma pasta separada. Orientações detalhadas sobre conteúdos proibidos e o tratamento de dados confidenciais também devem ser incluídas. A conformidade e retenção de e-mails também podem ser endereçadas.
Ferramentas de software estão disponíveis que monitoram e informam sobre o conteúdo de e-mails que podem violar as políticas estabelecidas. Para aplicar as diretrizes delineadas na política, uma empresa deve realizar treinamento regular que descreva as melhores práticas de e-mail e reforce as conseqüências da má conduta de e-mail.