ROT (redundante, obsoleta ou trivial) é documentação digital que uma organização continua a reter mesmo que a informação que está documentada não tenha valor comercial ou legal. Os funcionários criam o ROT salvando múltiplas cópias da mesma informação, informação desatualizada e informação estranha que não ajuda a organização a atingir seus objetivos. O ROT pode ser encontrado em desktops individuais, em servidores de rede, em servidores SharePoint, em tablets, dispositivos móveis, computadores mainframe e na nuvem.
>p>ROT é prejudicial de cinco formas importantes. Primeiro, ele cria custos excessivos de armazenamento, infraestrutura e manutenção. Segundo, prejudica a capacidade dos funcionários de demonstrar a conformidade com as diretrizes regulatórias ou responder a solicitações de descoberta. Em terceiro lugar, prejudica a capacidade dos funcionários de acessar rapidamente as informações corretas e tomar decisões baseadas em dados de forma ágil. Quarto, o ROT é frequentemente não gerenciado e, conseqüentemente, vulnerável a violações de dados. E quinto, as informações que são retidas além de seu período legal de retenção representam um risco de responsabilidade, pois podem ser usadas contra a organização em ações legais ou auditorias financeiras.
A Associação de Gestão de Informação e Imagem (AIIM) informa que, em média, metade das informações retidas de uma organização não tem valor comercial e o Conselho de Conformidade, Governança e Supervisão (CGOC) estima que uma grande empresa com 10 petabytes de dados pode estar gastando até $34,5 milhões em dados que poderiam ser excluídos. Para evitar o ROT, é importante que as principais partes interessadas da organização - que inclui executivos de nível C, gerentes de linha de negócios (LOB), gerentes de registros, profissionais do setor jurídico, de conformidade e de tecnologia da informação (TI) - se reúnam e desenvolvam um programa de governança da informação unificada (IG) baseado em regras que atenda às necessidades da organização de forma holística.
O primeiro passo ao criar um plano de governança da informação é inventariar a informação existente e determinar o que tem valor comercial e/ou é necessário por razões legais; todos os outros conteúdos podem ser considerados ROT. Embora uma revisão manual da documentação digital possa ser um processo trabalhoso, hoje existem programas de autoclassificação e codificação preditiva software que podem ser usados para descobrir o ROT e classificá-lo de acordo. Um plano eficaz de governança da informação inclui provisões para como lidar com o ROT de forma contínua e forma a base para uma cultura da empresa que gerencia ativamente os ativos de informação e desestimula o armazenamento de dados.
ROT também pode ser referido como resíduo de dados.