Um sistema de inventário perpétuo (ou contínuo) é um mecanismo que as empresas utilizam para fornecer uma medida de inventário em tempo real ao longo do ano. Este sistema ajuda com a gestão do inventário e permite que as empresas mantenham uma contagem contínua dos seus saldos de inventário para que possam satisfazer a procura mas evitar um grave excesso de oferta. As atualizações são feitas automaticamente nos sistemas de inventário perpétuo quando um produto é recebido, vendido ou devolvido.
O uso de sistemas de inventário perpétuo se tornou mais difundido nos últimos anos, já que os pontos de venda e outros sistemas computadorizados, incluindo a tecnologia de código de barras, se tornaram comuns. Os princípios contábeis geralmente aceitos permitem que as empresas utilizem sistemas periódicos ou perpétuos para monitorar o inventário.
Sistemas de inventário periódico não similares, que medem o inventário no início e no final de um período definido, os sistemas de inventário perpétuo registram saldos de inventário após cada transação e não se baseiam apenas em dados trimestrais ou anuais para calcular o custo dos produtos vendidos (CPV). Nos sistemas perpétuos, quando uma venda é registrada, uma entrada é feita para diminuir o estoque e aumentar o CPV; assim, tanto o estoque final quanto as contas CPV refletem os saldos atuais em qualquer momento.
Embora os sistemas de estoque perpétuo exijam mais manutenção de registros do que os sistemas de estoque periódico, eles normalmente oferecem mais detalhes e maior controle para a administração da empresa. Com os sistemas de inventário permanente, cada item de inventário é registrado em um ledger separado, que contém informações sobre CPV, compras e inventário em mãos.
Os gerentes de pequenas empresas podem ter que pesar os custos de usar os sistemas de inventário permanente versus os sistemas de inventário periódico. À medida que eles crescem e se tornam mais informatizados, eles podem mudar para sistemas de inventário perpétuo. As empresas com mais de um local frequentemente usam um sistema de inventário permanente centralizado, incluindo um registro do que foi vendido e de onde, quando e a que preço. As empresas que vendem serviços mas não produtos, podem não precisar de um sistema de gestão de inventário; a excepção pode ser as empresas de restauração ou hotelaria.
P>Se um sistema de inventário perpétuo estiver a funcionar bem, é prática habitual medir a precisão e validar os saldos, utilizando uma contagem física em intervalos regulares para ajudar a validar a precisão e identificar potenciais falhas no sistema de transacção. O benefício de fazer uma contagem periódica do inventário físico é determinar quanto inventário pode ter sido acidentalmente perdido, perdido, roubado ou danificado.