A Matriz Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo para prioritização de tarefas. É também conhecida como Matriz Urgente/Importante, Matriz de Gerenciamento de Tempo e o Método Eisenhower.
A Matriz Eisenhower recebe seu nome do 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, que foi citado dizendo, "Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante". O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente". Este método foi popularizado pelo livro de Stephen Covey "The 7 Habits of Highly Effective People" (Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes).
p> De acordo com um estudo de pesquisa de consumo intitulado "The Mere Urgency Effect" (O Efeito da Mera Urgência), as pessoas naturalmente escolhem a urgência em vez da importância, priorizando tarefas que são sensíveis ao tempo e menos importantes, sobre tarefas que são menos urgentes, mas que oferecem maiores recompensas. A Matriz Eisenhower é usada para superar esse viés comum, pois ela influencia a importância de uma tarefa junto com sua urgência.
Urgência versus importância
Ientificar o nível de urgência e a importância de cada tarefa é fundamental para usar a Matriz Eisenhower.
Tarefas urgentes requerem atenção imediata e trazem consequências claras por não as satisfazer ou completar a tempo.
Tarefas importantes contribuem para objectivos e metas de longo prazo que por vezes requerem planeamento para serem completadas.
Os quatro quadrantes da Matriz Eisenhower
<Como funciona a Matriz Eisenhower?
A matriz é dividida em quatro quadrantes. Os utilizadores consideram a urgência e importância das suas actividades individuais, e classificam-nas nos quadrantes apropriados. Cada quadrante tem uma chamada específica para ação -- fazer, agendar, delegar ou eliminar. Cada quadrante tem o seu próprio nível de prioridade: As tarefas do Quadrante 1 devem ser feitas primeiro, enquanto as tarefas do Quadrante 4 devem ser feitas por último ou eliminadas.
Quadrante 1: "Faça primeiro". Estas tarefas são simultaneamente urgentes e importantes, exigindo atenção e acção imediata. As atividades do Quadrante 1 são o grupo de maior prioridade com prazos claros, e trazem conseqüências para a má qualidade do trabalho ou o não cumprimento do prazo.
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Tarefas do Quadrante 1 podem incluir:
- Solucionar uma falha de TI em toda a empresa.
- Preparar uma apresentação ou relatório para uma reunião importante.
>forte>Quadrante 2: "Agende-o". Estas tarefas são importantes, mas não urgentes. Elas podem ou não ter prazos definidos, mas ainda assim são críticas para os objetivos de longo prazo. A gestão proactiva das actividades neste quadrante pode ajudar a aliviar a carga de tarefas Q1. As atividades Q2 devem ter a segunda maior prioridade após as atividades Q1.
Tarefas do Quadrante 2 podem incluir:
- Assistir a eventos de networking profissional ou conferências.
- Completar revisões de desempenho de funcionários.
< forte>Quadrante 3: "Delegar, se possível". Essas tarefas são urgentes, mas não importantes. Embora haja um nível de sensibilidade de tempo, as tarefas não contribuem significativamente para os objectivos a longo prazo. É aqui que entra em jogo a capacidade de distinguir entre urgência e importância. Tipicamente percebidas como "trabalho ocupado", as tarefas que se enquadram neste quadrante podem ser delegadas sem problemas significativos. As actividades Q3 têm a terceira maior prioridade.
Tarefas do Quadrante 3 podem incluir:
- Assistir a reuniões não-críticas.
- Acabar a papelada.
- Completar tarefas administrativas.
Quadrante 4: "Eliminar, ou fazer por último". Essas tarefas não são urgentes, nem importantes. As tarefas neste quadrante não são necessárias e não contribuem para os objectivos ou interesses a longo prazo. É recomendado ou fazer estas atividades por último ou eliminá-las completamente, e elas constituem o grupo de prioridade mais baixa.
As atividades do quadrante 4 podem incluir:
- Selecionar através de e-mails de spam.
- Cortando através do LinkedIn.
- Organizando arquivos.
Limitações de seu uso
A Matriz Eisenhower é uma forma simples de priorizar tarefas com base na importância e urgência. Enquanto sua simplicidade facilita seu uso, ela ignora outras considerações importantes -- como disponibilidade de recursos, complexidade de tarefas e níveis de esforço.
Outras vezes, a Matriz Eisenhower funciona melhor quando há relativamente poucas tarefas por quadrante. Um número maior de tarefas pode sobrecarregar os usuários e exigir mais atividades de priorização dentro de cada quadrante. Com um alto volume de tarefas, o preenchimento da matriz também pode se tornar demorado e uma tarefa de menor prioridade própria.
Como esta abordagem foi projetada para usuários em posições de gerenciamento, ela pode ter benefícios limitados para usuários que não podem delegar tarefas ou estruturar independentemente suas atividades diárias. Sem a opção de delegar, há menos distinção entre tarefas urgentes/importantes e tarefas urgentes/não importantes. Se os usuários não estiverem encarregados de suas próprias agendas, eles não serão capazes de priorizar a ordem de suas tarefas, e provavelmente gastarão a maior parte do seu tempo executando as tarefas Q3 de outra pessoa.
Relação ao Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto, ou a regra 80/20, é uma teoria que afirma que 20 por cento dos esforços determinam 80 por cento dos resultados. De acordo com esta teoria, 20% dos empregados de uma empresa produzem aproximadamente 80% dos resultados da empresa - ou talvez 20% dos investimentos de uma empresa produzem cerca de 80% dos seus lucros.
Aplicado no contexto da produtividade pessoal, a regra afirma que cerca de 20% do trabalho de um empregado produzirá 80% do impacto do empregado. O propósito da Matriz Eisenhower é ajudar os usuários a identificar os 20% mais impactantes das tarefas a serem focadas, e evitar o desperdício de tempo com os 80% menos impactantes.
Embora a Matriz Eisenhower não identifique os 20% exatos do trabalho a serem focados, ela pode fornecer uma visão geral sobre quais tarefas podem produzir resultados maiores do que outras e são benéficas para priorizar.