Um project management framework é um conjunto de processos, tarefas e ferramentas que fornecem orientação e estrutura para a execução de um projeto. O framework ajuda as organizações a mapear a progressão dos passos individuais do projeto, do início à conclusão. O framework inclui todos os aspectos do projeto, desde os recursos e ferramentas necessárias até processos e tarefas específicas.
O framework de gerenciamento de projetos normalmente será organizado em três componentes principais: o ciclo de vida do projeto, o ciclo de controle do projeto, e ferramentas e modelos. O ciclo de vida do projeto fornece uma linha de tempo com metas e marcos para cinco estágios diferentes. O ciclo de controle do projeto fornece funções para monitoramento e gerenciamento. Ferramentas e modelos podem fornecer às organizações estruturas prontas que podem ser aplicadas em implementações de projetos.
As estruturas de gerenciamento de projetos populares incluem Agile, Scrum, PRINCE2, Integrated Project Management (IPM), waterfall e Lean. Enquanto alguns frameworks foram projetados com o gerenciamento geral de projetos em mente, outros tiveram origem para propósitos específicos, como desenvolvimento ou fabricação de software, com uso que se expandiu para outros tipos de projetos ao longo do tempo.
As 5 fases do ciclo de controlo do projecto
Ciclo de vida do projecto, ciclo de controlo do projecto e ferramentas e templates
Os quadros de gestão do projecto são os seguintes:
- > forte> O ciclo de vida do projecto é composto por cinco fases diferentes: iniciação, planeamento, execução, gestão e revisão. O propósito do ciclo de vida do projeto é fornecer uma linha do tempo com metas e marcos a serem alcançados em cada etapa.
- >forte>Etapa 1: Iniciação. Esta é a etapa inicial do projeto. As atividades de iniciação incluem brainstorming, pesquisa, análise de viabilidade e entrevistas com as partes interessadas. O foco do estágio de iniciação deve ser identificar quais componentes-chave são necessários para colocar o projeto em ação.
- Estágio 2: Planejamento. Aqui, aqueles que planejam os projetos devem determinar quem especificamente estará envolvido nos projetos, quais equipes, e planejar marcos de progresso e benchmarks de sucesso. A análise e gestão de risco deve ser abordada em detalhe.
- Etapa 3: Execução. Esta etapa consiste na produção real dos deliverables, e os itens de ação específicos necessários de cada um dos membros individuais da equipe para impulsionar o progresso do projeto.
- Etapa 4: Gestão. Esta etapa foca a documentação, monitoramento e relatório do progresso do projeto em cada etapa. As principais tomadas de decisão devem ser compartilhadas com as partes interessadas.
- Etapa 5: Revisão. Esta etapa ocorre no final do projeto. Aqui, os líderes do projeto e os membros da equipe envolvidos irão olhar para trás e analisar o que correu bem no projeto, quaisquer contratempos/hiccups que surgiram, e discutir como eles podem ser melhorados com todas as partes interessadas, clientes e parceiros de fabricação relevantes.
- < forte> O ciclo de controle do projeto envolve o monitoramento e a gestão ativa do projeto. As principais funções deste componente incluem o gerenciamento e mitigação de riscos, o acompanhamento do progresso entre as equipes e membros da equipe, e a comunicação do status do projeto com as partes interessadas externas. Além disso, os canais de comunicação entre diferentes equipes e projetos são abertos. O ciclo de controlo do projecto tem cinco fases próprias.
- Stage 1: This stage involves drafting the initial plan, for teams involved in the project to follow.
- Stage 2: Here, the focus is on monitoring project progress across the involved teams.
- Stage 3: At this stage, project managers should evaluate actual progress and compare it to what progress was planned to be completed by that time.
- Stage 4: Project managers should look to identify if progress has deviated at all from the original plan and analyze the implications if so.
- Stage 5: If necessary, corrective action should be taken to steer the project back in the right direction.
- Tools and templates offer ready-made structure to organizations looking to implement project management frameworks. Há muitas ferramentas e templates disponíveis, muitas das quais alcançaram uso difundido.
C frameworks comuns de gerenciamento de projetos
Quando se trata de escolher um framework de gerenciamento de projetos, os gerentes de projetos têm várias opções. Enquanto alguns frameworks originaram-se para fins gerais de gerenciamento de projetos, outros foram projetados para casos de uso específico -- como em desenvolvimento de software, estrutura de governança de TI ou melhoria de processos de negócios. Alguns frameworks foram projetados para casos de uso específicos, mas desde então se ramificaram em uso com uma maior variedade de tipos de projetos.
>forte>Gerenciamento de projetos tradicionais. Uma estrutura que se baseia no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK). PMBOK é projetado em torno de três fases de um projeto: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas.
> forte>Agile. Este framework, que se baseia em ciclos curtos de entrega, é freqüentemente empregado para projetos onde velocidade e flexibilidade são priorizadas.
> forte>Lean. Este framework foca na redução de desperdício desnecessário de recursos e na otimização de processos para eficiência. Originário dos processos de fabricação da Toyota.
> forte>Cadeia crítica de gerenciamento de projetos (CCPM). Esta estrutura de gerenciamento de projetos é mais centrada em torno do uso e alocação de recursos específicos, ao invés de enfatizar linhas de tempo.
> forte>Método de caminho crítico (>CPM>>strong>). Uma técnica passo-a-passo, usada para planejamento de processos. Ela procura reduzir os gargalos e os problemas de prazos, definindo quais tarefas são críticas e quais não são.
>forte> Metodologia da cadeia de eventos (ECM). Esta estrutura foca no gerenciamento de eventos -- e cadeias de eventos -- que afetam os cronogramas dos projetos, levando em conta variáveis e incertezas.
>strong>Projeto em andamento. Uma estrutura de estrutura de estrutura de projeto (PEP) construída em torno dos padrões do Project Management Institute (PMI) que é oferecida somente através da associação ao PMI.
Método de projeto integrado (IPM). Um modo adaptativo e incremental de entrega do projeto. O framework IPM divide suas áreas centrais de foco em seis áreas:
- Processos e funções de gerenciamento
- Entregas de gerenciamento
- Metrics
- Rolhas e responsabilidades
- Reavaliações e sign-offs
- Técnicas
>>forte>PRINCE2. Envolve um alto grau de planejamento em estágios iniciais. Originária do governo do Reino Unido, onde ainda é usada, esta estrutura de gerenciamento de projetos combina muitas práticas comprovadas de uma variedade de origens e indústrias. É comumente empregado para projetos de TI.
forte>Metodologia da cascata de água. Sequencial na natureza, onde o trabalho flui entre fases definidas e estações de trabalho. No modelo Cascata, o trabalho só passa para a fase seguinte após a conclusão da fase anterior; o fluxo de trabalho na direção oposta é geralmente desencorajado.
> forte>Cynefin> forte>. Uma variante da estrutura Ágil projetada por Dave Snowden na IBM para ajudar os gerentes de projeto a usar causa e efeito para classificar a situação que está conduzindo um novo projeto -- e então usar a classificação para decidir a resposta mais apropriada.
>> forte>Scrum. Uma estrutura Ágil que é tipicamente usada para projetos complexos. Scrum coloca um foco na transparência, inspeção e adaptação. Scrum encoraja o progresso iterativo, a responsabilidade e o trabalho em equipe. O trabalho é dividido em pequenos "sprints"
Programação Extrema (>XP>). >Outra variante ágil. Este framework enfatiza uma abordagem incremental e iterativa ao desenvolvimento de produtos com ciclos de testes e revisões contínuos. A programação extrema é focada principalmente em resultados de negócios.>>br>
>forte>>Desenvolvimento orientado às características (>forte>FDD). Um framework de desenvolvimento de software que utiliza iterações mais curtas e versões mais frequentes para projetos. Este framework encoraja uma abordagem centrada no cliente para o desenvolvimento.
>forte>>Método de desenvolvimento de sistemas dinâmicos (>forte>DSDM>forte>). >Outro framework de entrega ágil. DSDM determina fatores fixos de tempo, qualidade e custo no início do projeto, e então prioriza o que o projeto deve ter, deve ter, poderia ter e não terá.
>>strong>Desenvolvimento de software adaptável (ASD). Esta estrutura de desenvolvimento de software abraça a adaptação contínua aos processos de trabalho como norma.
Processo Unificado Racional (RUP). >> forte>>Esta estrutura divide o desenvolvimento em quatro fases: concepção, elaboração, construção e transição. Cada uma destas fases envolve seu próprio ciclo de modelagem, análise, projeto, implementação, teste e implantação. O RUP é nomeado após uma divisão da IBM chamada Rational, onde este framework teve origem.
> forte>Six Sigma>> forte>. Um framework orientado a dados que se baseia na medição e análise sistemática da qualidade, para trazer o número de defeitos no projeto o mais próximo possível de zero.
> forte>Gestão da experiência do cliente (CEM). Uma estrutura que adota uma abordagem "outside-in" dos processos do projeto, que são projetados em torno de resultados específicos e bem sucedidos do cliente.
>strong>> Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação (>strong>ITIL>strong>). > Uma estrutura que ajuda a coordenar as funções de TI para suportar o negócio. Ajuda a identificar, planejar, entregar e suportar serviços de TI.
>forte>COBIT>/strong>>forte> PO10.2 (Objetivos de Controle para Informação e Tecnologia Relacionada). Uma estrutura que inclui vários componentes: um plano diretor geral, um plano de atribuição de recursos, resultados definidos, aprovação do usuário, entrega em várias fases, um plano de teste e um processo de revisão para a fase de pós-implementação.
>>strong> Estrutura de pontos (COBIT + ISO17799 / 27001>>strong> + ITIL). > Uma estrutura que combina ITIL e COBIT com a ISO/IEC 27001 (o código de melhores práticas de segurança da informação da Organização Internacional de Normalização).
> forte>Kaizen>strong>. Esta é uma abordagem que se concentra na melhoria contínua dos processos de negócio. A premissa do Kaizen é que pequenas mudanças contínuas produzem benefícios substanciais.
Bom as melhores práticas de gestão de projetos
Ao implementar uma estrutura de gestão de projetos, é muito importante manter métodos controlados de comunicação. A implementação bem sucedida de um quadro de gestão de projectos exige uma coordenação de tarefas e esforços cruzados em múltiplos canais de comunicação. Sem eles, a estrutura, juntamente com todo o projeto, é propensa a colapso.
As organizações podem se beneficiar da criação e utilização de modelos em tipos similares de projetos. Como as estruturas de gerenciamento de projetos são flexíveis, elas também podem ser usadas para suportar uma variedade de diferentes tipos de projetos e podem até ser personalizadas ou adaptadas para melhor se adequar às estruturas e fluxos de projetos específicos de uma organização. Isto pode criar um processo global mais eficiente para a implementação destes projetos.
Outra melhor prática para implementar frameworks de gerenciamento de projetos é criar um repositório central para armazenar e acessar todas as notas, documentos, comunicações e comentários relevantes de um projeto. Isto pode ser útil para a fase de revisão, para diagnosticar pontos de melhoria que podem ser melhorados para projetos futuros.
Em geral, os frameworks de gerenciamento de projetos são simples, flexíveis e um pouco difíceis de falhar. Portanto, as melhores práticas tendem a focar em áreas onde as organizações podem otimizar ainda mais a eficiência.
Relações de gerenciamento de projetos vs. metodologias
Quando se trata de gerenciamento de projetos, os termos "estrutura" e "metodologia" são frequentemente utilizados de forma intercambiável, levando a confusão sobre as diferenças entre os termos. No entanto, frameworks e metodologias têm diferenças.
Uma metodologia de gestão de projectos é menos flexível do que uma framework. É um conjunto de práticas, etapas e regras definidas, para casos de uso específico. As metodologias são intrinsecamente mais prescritivas. As metodologias são passos muito específicos que devem ser seguidos rigorosamente.
Frameworks, por outro lado, fornecem estrutura e orientação, ao mesmo tempo em que permitem mais liberdade. Elas são flexíveis por natureza e devem ser usadas como diretrizes mais soltas. As regras podem ser alteradas, adotadas ou abandonadas conforme necessário.
As estruturas de gerenciamento de projetos diferem das metodologias, os dois termos são frequentemente usados de forma intercambiável. Portanto, existem muitas estruturas verdadeiras que incluem "metodologia" nos nomes.