Metadados de documentos são informações anexadas a um arquivo baseado em texto que podem não estar visíveis na face do documento; os documentos também podem conter elementos de suporte como imagens gráficas, fotografias, tabelas e gráficos, cada um dos quais pode ter seus próprios metadados.
metadados resumem informações básicas sobre os dados, o que pode tornar mais fácil encontrar e trabalhar com determinadas instâncias de dados. Ter a capacidade de filtrar através desses metadados torna muito mais fácil para alguém localizar um documento específico ou outro recurso de dados de várias maneiras diferentes.
Metadados de documentos no Microsoft Word, por exemplo, inclui o tamanho do arquivo, a data de criação do documento, os nomes do autor e do modificador mais recente, as datas de quaisquer alterações e o tempo total de edição. Outros metadados podem ser adicionados, incluindo título, tags e comentários.
Características de edição como a opção "Track changes" no Word também geram metadados como texto que foi excluído e comentários entre autores e editores. Como esse conteúdo pode conter informações confidenciais, é importante estar ciente das medidas de segurança dos metadados e tomar as medidas apropriadas para proteger os ativos de dados corporativos contra acesso não autorizado. A higienização de documentos, por exemplo, é o processo de garantir que apenas as informações pretendidas possam ser acessadas de um arquivo baseado em texto.
Veja também: gerenciamento de metadados