A gestão de e-mail é uma abordagem sistemática para maximizar a eficiência das práticas de e-mail e minimizar os efeitos negativos que o tratamento do e-mail pode ter na produtividade e satisfação no trabalho de um indivíduo.
No local de trabalho, o tratamento ineficaz do e-mail pode desperdiçar uma quantidade considerável do tempo de um funcionário e também pode dificultar outros funcionários e impactar negativamente a organização como um todo. O tratamento do e-mail pode representar mais de 30% do dia de trabalho de um funcionário, talvez significativamente mais se os comportamentos de tratamento não forem otimizados.
Dicas para uma gestão eficaz do e-mail incluem:
- Limitar o número de vezes que você processa o e-mail em um dia.
- Limitando a quantidade de tempo que você dedica ao processamento de e-mail em uma determinada sessão.
- Mantendo apenas o seu programa de e-mail aberto enquanto você está lidando ativamente com ele.
- Verificando e-mail apenas quando você vai processá-lo.
- Apagar o máximo de mensagens possível imediatamente.
- Responder imediatamente a mensagens que podem ser respondidas muito brevemente.
- Movendo mensagens para serem tratadas mais tarde para uma pasta separada.
- Responder apenas a e-mails que necessitem de respostas.
- Limitando destinatários ao menor número possível de indivíduos.
- Respostas rápidas.
- Eliminar todas as mensagens que não são arquivadas após um período de tempo específico.
Gestão de e-mails é tipicamente categorizada como uma habilidade difícil -- algo que pode ser ensinado. No entanto, por ter um efeito tão profundo na produtividade dos funcionários, a gestão de e-mail também é considerada um componente de importantes competências transversais tais como gestão do tempo, organização e comunicação.
>b>Ver também: caixa de entrada zero, falência de e-mail